Keurmerkinstituut aan het woord over het BVVB Keurmerk
Inmiddels ben je als lid van de BVVB natuurlijk bekend met het BVVB Keurmerk én dat het verplicht is om deze te behalen. Maar hoe is ons Keurmerk nou precies tot stand gekomen? Hoe ziet de audit er precies uit? En, wat levert het BVVB Keurmerk je uiteindelijk allemaal op?
We vroegen het Wim Glorie en Astrid van der Starre van Keurmerkinstituut. Want wie kan ons nu beter informeren over het BVVB Keurmerk dan Keurmerkinstituut zelf? Je leest het hier.
Onafhankelijk en vertrouwelijk
Sinds 2018 werkt Astrid als zelfstandig auditor voor Keurmerkinstituut. Astrid: “In mijn werk help ik dagelijks diverse organisaties met kwaliteitszorg. Ik ben één van de twee auditors voor het BVVB Keurmerk en toets of de bedrijven aan alle eisen voldoen. De audits die we uitvoeren zijn volledig onafhankelijk en vertrouwelijk.”
Als auditor heeft Astrid regelmatig contact met Wim. Hij is directeur bij Keurmerkinstituut en contactpersoon voor de BVVB. Wim: “Bij Keurmerkinstituut voeren we toetsingen uit voor verschillende branches. Denk aan incassobureaus, zorg en welzijn, studiebegeleidingsinstituten en brancheverenigingen. Ook bijvoorbeeld speeltoestellen in Nederland worden op veiligheid getoetst door Keurmerkinstituut. Onze toetsingen zorgen voor betrouwbaarheid en geven zekerheid.”
Zo kwam het BVVB Keurmerk tot stand
We zijn lang niet de enige die toetsingen laten uitvoeren door Keurmerkinstituut. Maar hoe is het BVVB Keurmerk eigenlijk ontstaan? Wim: “Zoals je vast weet, gingen er in het verleden verhalen rond over beheerders die er met de kas van de VvE vandoor gingen. Als branchevereniging wil je dat natuurlijk voorkomen en de betrouwbaarheid van je leden waarborgen. We kregen daarom vanuit de BVVB de vraag of wij konden helpen hier iets aan te doen door middel van certificering. En zo ontstond het BVVB Keurmerk.
De ontwikkeling van zo’n Keurmerk gaat altijd in goed overleg. In dit geval heeft de BVVB het inhoudelijke gedeelte opgepakt en gebruikten wij onze expertise op het gebied van certificering. Keurmerkinstituut heeft tijdens de ontwikkeling van het BVVB Keurmerk onder andere gekeken naar hoe je bepaalde eisen omzet in de praktijk én of die meetbaar zijn.”
Geen inspectie, maar kwaliteitszorg
Inmiddels worden al onze leden gecertificeerd met het BVVB Keurmerk. Astrid: “Ik zeg altijd: ‘het is geen inspectie, maar een beoordeling van de integrale kwaliteit.’ Je moet al voldoen aan bepaalde wetgevingen, dus als het goed is heb je die al op orde.”
Wim vult aan: “We toetsen onder andere de Gedragscode, Permanente educatie en het vierogenprincipe. Denk aan dingen die in de wet niet zijn meegenomen, maar wel iets zeggen over de betrouwbaarheid van de VvE-beheerder. Je kunt de volledige criterialijst vinden op de website van Keurmerkinstituut. Zo weet je precies waar je aan moet voldoen tijdens de audit.”
Voorbereiden op de audit
Maar hoe bereid je je nou goed voor op zo’n audit? En kun je je eigenlijk wel goed voorbereiden? Wim: “Wanneer mensen ons bellen voor een audit, zijn ze vaak al bezig om alles goed in orde te krijgen. Het mooiste zou natuurlijk zijn, dat je geen voorbereiding nodig hebt, maar dat is in de praktijk bijna niet haalbaar. Astrid: “Neem de documentenlijst vooraf goed door, kijk wat je nog niet op orde hebt en zorg dat je dat regelt voordat de audit plaatsvindt. Het zou zonde zijn als je kantoor niet door de eerste keuring komt door iets kleins, zoals een niet actuele VOG.”
De audit
Wanneer je de afspraak voor de audit hebt staan, komt Astrid of haar collega een dag langs op kantoor om deze af te nemen en alle eisen te toetsen. Maar hoe ziet zo’n dag eruit? Astrid: “Ik bereid me altijd voor met een vooronderzoek. Zo check ik bijvoorbeeld eerst de website: is de dienstverlening duidelijk? Staat het adres vermeld? Zijn ze goed bereikbaar? Is er een klachtenprocedure?
Op de dag zelf maak ik eerst kennis met de eigenaar/directeur, vertel over de procedure en neem het dagprogramma door. Daarna begin ik met het controleren van de documenten. Ik kijk bijvoorbeeld of de VOG’s nog geldig zijn, of de beroepsaansprakelijkheidsverzekering op orde is en toets het offertetraject en de totstandkoming van de beheerovereenkomst. Vervolgens toets ik ook de zachte eisen. Zo spreek ik met diverse medewerkers om na te gaan of bijvoorbeeld de gedragscode duidelijk is en of ze die überhaupt ooit hebben gezien. Aan het einde van de dag koppel ik de bevindingen terug.”
Een doorlopend proces
Gelukkig komt het weinig voor dat er zaken echt niet op orde zijn. De meeste kantoren zijn goed voorbereid en vaak gaat het om kleine puntjes op de i. Astrid: “Als ik constateer dat er nog zaken missen, heb je als kantoor een aantal maanden de tijd om dat te regelen. Pas wanneer alles 100% in orde is en je aan alle eisen voldoet, mag je het BVVB Keurmerk dragen.
Wim: “Ook het vervolg is belangrijk, dus zorg ervoor dat je ook nadat je het Keurmerk hebt, alles goed bijhoudt. Het is niet zoals je rijbewijs: een keer slagen en je hoeft nooit meer examen te doen. Zo’n certificering is echt een doorlopend proces en eens in de twee jaar toetsen we alles opnieuw.”
Dit levert het BVVB Keurmerk je op
Het behalen van het BVVB Keurmerk kost misschien wat tijd en inspanning, maar als je ‘m dan uiteindelijk hebt behaald levert je dat meer op dan je denkt. Wim: “Vaak wordt vergeten dat zo’n audit jouw kantoor echt verder helpt met het optimaliseren van werkprocessen. Voor medewerkers worden bepaalde zaken duidelijker, zoals de gedragscode. Maar ook het tijdig verlengen van de VOG’s hoort daarbij. Dat geeft veel rust in je dagelijkse werk. Daarnaast is het een bevestiging dat je als kantoor goed bezig bent én straal je dat ook uit naar VvE’s.”
Keurmerk behalen?
Heb je het BVVB Keurmerk nog niet en wil je die graag behalen? Aanmelden kan hier. Benieuwd hoe gecertificeerde leden het proces hebben ervaren? Lees dan de interviews met Peter Timmermans, Mohamed Quaaiss, Timo de Jong en Pieter-Paul van der Kruyssen, waarin zij hun ervaringen delen.