In de spotlight: Timo de Jong, bestuurslid en eigenaar OPTIMO beheer
“Als zelfstandig VvE-beheerder het BVVB Keurmerk halen? Dat lijkt veel werk, maar juist voor de zogeheten ‘eenpitters’ is dit een stuk minder lastig dan voor grotere organisaties.” Aldus Timo de Jong, ons jongste bestuurslid, eigenaar van OPTIMO beheer én sinds kort trotse bezitter van het BVVB Keurmerk. Hij neemt ons mee in het proces van het behalen hiervan en vertelt waarom elke zelfstandige VvE-beheerder dit ook zou moeten doen.
OPTIMO beheer
Zo’n vijf jaar geleden rolde Timo in het vak van VvE-beheer. Na het kopen van een huis kwam hij in aanraking met de VvE van zijn appartementencomplex, waardoor zijn interesse in het vak gewekt werd. Met zijn interesse in sociaal contact en zaken regelen voor anderen, leek hem dit een leuk beroep. Hij vertelt: “Uiteindelijk ging ik in loondienst bij de VvE beheerder die mijn complex beheerde. Wat het vak zo leuk maakt is het sociale aspect, mensen tevreden houden en het regelen van bijvoorbeeld vergaderingen en onderhoud. Daarnaast heb ik altijd al een eigen bedrijf gewild. Ruim twee jaar geleden was het zover: ik begon voor mezelf en startte met OPTIMO beheer.”
Een beetje onderschat
Het werken als eenpitter vond Timo in het begin wel pittig: “Naast je taken als VvE-beheerder, ben je ook verantwoordelijk voor de boekhouding. Er komen veel zaken op je af als ondernemer. Zaken waar je als werknemer geen rekening mee hoeft te houden want dan wordt dat voor je gedaan. Hier had ik nog niet veel ervaring mee. Daarom ben ik blij dat ik bij de BVVB ben aangesloten, op die manier kan ik sparren met andere beheerders. Ik laat ook (potentiele) klanten zien dat ik de kwaliteit belangrijk vind."
BVVB Keurmerk behalen: sneller dan verwacht
Bij het lidmaatschap van de BVVB hoort ook het behalen van het BVVB Keurmerk. Omdat hij als zelfstandige werkt, zag hij op tegen het proces om het Keurmerk te behalen. Tóch viel het hem alles mee. “Veel eenpitters zien tegen dit proces op, maar juist als zelfstandig VvE-beheerder ging het heel snel. De auditor hoefde alleen met mij in gesprek. Ik ben blij dat ik het Keurmerk heb behaald!
Van tevoren had ik een lijst gekregen met alle criteria waar mijn bedrijf aan moest voldoen, dus zo kon ik me goed voorbereiden. Op twee dingen na, kon ik alles direct afstrepen en de ontbrekende zaken nog voor de audit oplossen. Door die goede voorbereiding, duurde de hele audit maar één ochtend.”
Vierogenprincipe
Eén van de ontbrekende criteria was het hebben van een ‘vierogenprincipe’. Als eenpitter loop je daar al snel tegenaan, maar het is zeker niet onmogelijk om aan te voldoen. Timo: “Ik heb bij mijn klanten aangegeven dat ik niet de beheerder én de bestuurder kan zijn van hun VvE, dat zou een dubbele rol zijn waardoor het vierogenprincipe verdwijnt. Het is dus belangrijk om iemand anders in elke VvE verantwoordelijk te maken voor bijvoorbeeld het accorderen van je facturen.
Daarnaast ben ik bezig met het inzetten van een derde partij voor de financiële administratie. Hierdoor zijn zij het eerste paar ogen, vervolgens ik als tweede en het bestuur (penningmeester) fungeert als derde paar.”
Afhankelijkheid
Naast het regelen van een vierogenprincipe, was OPTIMO beheer wel nog steeds afhankelijk van maar één persoon. Dat moest anders, want in het geval van nood of ik ben ziek of iets dergelijks dan moet de VvE wel geholpen worden. “Ik heb contact opgenomen met een andere zelfstandig VvE-beheerder. Met haar heb ik afspraken gemaakt over het overnemen van mijn portefeuille in verschillende situaties. We hebben afspraken over korte afwezigheid, maar ook voor langdurige ziekte of zelfs overlijden. Andersom ben ik ook de back-up voor haar klanten.”
Nu is het moment
Volgens Timo zou elke VvE-beheerder, en dan vooral de zelfstandige beheerders, het BVVB Keurmerk moeten halen. “Als bedrijf wil je aantonen dat je goed te werk gaat, zeker nu er zoveel negatiefs over de zelfstandige beheerders de ronde doet. Helaas komt het weleens voor dat beheerders misbruik maken van hun verantwoordelijkheid en er met het geld van de VvE vandoor gaan. Ook wantrouwende mensen hou je altijd, maar met het BVVB Keurmerk kan je tot op zekere hoogte laten zien dat je investeert in kwaliteit en betrouwbaar bent.”
Wanneer we aan Timo vragen wat de beste periode is om als eenpitter het Keurmerk te halen is hij duidelijk: “Nu! Het vergaderseizoen is overal grotendeels afgerond dus nu is het moment. Als uit de audit blijkt dat iets nog niet voldoet aan de criteria, heb je nog ruim voldoende tijd om het op te lossen.”
Zelfstandig, maar niet alleen
Dat je met het BVVB Keurmerk een grote stap voor hebt op andere zelfstandigen, is voor Timo wel duidelijk. Maar ook lid zijn van een branchevereniging, zoals de BVVB, is voor hem enorm waardevol. “Omdat ik had onderschat wat het allemaal inhoudt om zelfstandig beheerder te zijn, ben ik enorm blij met de ‘collega’s’ van de BVVB. Sinds vorig jaar november ben ik ook bestuurslid, want ik wil graag mijn steentje bijdragen aan de branche. Voor mij is het mooi om te fungeren als aanspreekpunt richting het bestuur en voor andere eenmanszaken.
Ik merk dat ik, als zelfstandige, tóch een hele organisatie achter me heb staan die met me meedenkt. We gunnen elkaar kennis en informatie, om zo samen de branche te verbeteren.”
Vragen?
Heb je nog vragen over het BVVB Keurmerk en de bijbehorende criteria waar je aan moet voldoen? Op deze pagina lees je de veel gestelde vragen én antwoorden daarop.