We krijgen de laatste tijd steeds meer vragen van leden over hoe zij het beste kunnen omgaan met avondvergaderingen. Het blijkt namelijk steeds moeilijker om hun personeel te motiveren om 's avonds te werken, vooral door het huidige personeelstekort!
Veel VvE-beheerders en VvE’s besluiten dan ook om de vergaderingen, zeker bij nieuwe beheerovereenkomsten, naar de middag te verplaatsen. Benieuwd naar wat er nog meer achter deze verandering zit en wat hierbij de voordelen voor VvE-beheerders, VvE's en eigenaren zijn? We leggen het hier voor je uit:
Maatschappelijke ontwikkelingen
- ouderen/senioren (65+) willen 's avonds niet de deur meer uit (veiligheid)
- Middelbare volwassenen (40-65) zijn volop aan het werk (geen/onvoldoende tijd)
- Jong volwassenen (20-40); studie, loopbaanontwikkeling, zelfstandig wonen, samen wonen, etc. (helemaal geen tijd)
Deze ontwikkelingen leiden tot toename van middagvergaderingen, bij voorkeur van 16.00 tot 18.00 uur. Zo nodig kunnen aannemers, advocaten, architecten en overige experts sneller en gemakkelijker aansluiten.
Werk-Privébalans, Focus en Productiviteit
Avondvergaderingen verlengen vaak de werkdag voor VvE-beheerders en bestuursleden. Dit kan vermoeiend zijn, vooral bij meerdere vergaderingen per week! Middagvergaderingen verbeteren de werk-privébalans, omdat ze binnen de normale werktijden plaatsvinden. Daarnaast werkt het efficiënter en houdt het personeel hiermee de avonden vrij.
Kracht van Online Software voor VvE's
Door gebruik te maken van online vergadersoftware kunnen VvE's niet alleen flexibeler vergaderen, maar ook de efficiëntie en betrokkenheid verhogen. De vergadering wordt op afstand georganiseerd, je logt in op werk- of thuislocatie en documenten kunnen vooraf worden ingezien en gedeeld. Dit draagt bij aan kostenbesparing, betere efficiëntie en betrokkenheid. Steeds meer VvE-beheerders kiezen er dan ook voor om op deze manier te vergaderen.
Kostenbesparing
Vergaderen in de avond kan ook behoorlijk wat kosten met zich meebrengen, zoals hogere huur voor een externe locatie, extra verlichting en verwarming. Door de vergadering naar de middag te verschuiven, kunnen VvE's besparen op energiekosten en bijdragen aan duurzaamheid. En met online vergadersoftware bespaar je nóg meer op de kosten (locatiekosten, reiskosten enz).
Conclusie
De verschuiving van avond- naar middagvergaderingen in VvE's komt voort uit een combinatie van praktische en noodzakelijke overwegingen en technologische mogelijkheden. Voor bestuurders, beheerders en eigenaren biedt het tal van voordelen, van betere werk-privébalans tot meer efficiëntie, kostenbesparing en toegankelijkheid.
Is jouw VvE al overgestapt naar middagvergaderingen?
Is het antwoord nee maar wil je wel graag in contact komen met onze leden die deze verandering al hebben doorgevoerd? Word lid van onze vereniging en profiteer van ons netwerk! Samen maken we het verschil!