Digitaal vergaderen krijgt een vaste plek in de wet
Als branchevereniging zitten wij regelmatig aan tafel met ministeries, kennispartners en andere organisaties om de stem van VvE-beheerders te laten horen. Daarbij delen we praktijkervaringen van onze leden en laten we zien waar VvE-beheerders in de praktijk tegenaan lopen en welke ontwikkelingen de branche nodig heeft.
De nieuwe wettelijke regeling voor digitaal vergaderen is een mooi voorbeeld van hoe signalen uit de praktijk uiteindelijk kunnen leiden tot nieuwe wetgeving. Als branchevereniging hebben wij ons hier de afgelopen jaren samen met andere organisaties hard voor gemaakt. Vanaf 1 januari 2027 krijgt digitaal vergaderen voor VvE’s een vaste plek in de wet en krijgen VvE's meer keuzevrijheid in de manier waarop zij vergaderingen organiseren.
Wat ging eraan vooraf?
Tijdens de coronaperiode maakten veel VvE’s noodgedwongen voor het eerst kennis met digitaal vergaderen. Dankzij tijdelijke wetgeving konden vergaderingen online plaatsvinden zonder dat daarvoor aanpassingen aan de splitsingsakte nodig waren.
De ervaringen tijdens de coronaperiode lieten zien dat digitaal vergaderen voor veel VvE’s goed kan werken. Het past bij hoe mensen tegenwoordig wonen, werken en communiceren, verlaagt voor veel leden de drempel om deel te nemen en kan tijd en kosten besparen. Daarom ontstond de behoefte aan een permanente wettelijke regeling. Bovendien kan hierdoor eenvoudiger het quorum worden gehaald.
Een wetgevingstraject van ruim drie jaar
Nieuwe wetgeving vraagt vaak om een lange adem. Dat geldt ook voor digitaal vergaderen. Het traject begon in 2023, werd eind 2025 aangenomen door de Tweede Kamer, in juni 2026 door de Eerste Kamer en treedt op 1 januari 2027 in werking.
Een mooi voorbeeld van waarom belangenbehartiging belangrijk is: wetgeving die aansluit op de dagelijkse praktijk ontstaat niet vanzelf!
Wat betekent het voor VvE’s?
Vanaf 1 januari 2027 kunnen VvE’s zelf kiezen welke vergadervorm het beste bij hun leden en organisatie past:
- fysiek;
- hybride;
- volledig digitaal.
Een belangrijk voordeel is dat hiervoor geen statutenwijziging nodig is. De wet biedt VvE’s een directe wettelijke basis voor digitaal vergaderen. Tegelijkertijd blijft fysiek vergaderen mogelijk: vragen leden die samen minimaal 25% van de stemmen vertegenwoordigen om fysieke deelname, dan moet de vergadering ook fysiek toegankelijk zijn.
Voor wie is dit een voordeel?
Deze nieuwe mogelijkheid biedt voordelen voor iedereen die betrokken is bij de VvE. Doordat meer leden eenvoudig kunnen deelnemen aan de ALV, neemt de betrokkenheid toe en ontstaat sneller draagvlak voor belangrijke besluiten, bijvoorbeeld over onderhoud, verduurzaming of investeringen aan het gebouw. Daardoor kunnen noodzakelijke besluiten soms sneller worden genomen. Daarnaast kan digitaal of hybride vergaderen tijd en kosten besparen, bijvoorbeeld doordat een vergaderlocatie niet altijd nodig is. Voor VvE-beheerders biedt het meer flexibiliteit in de planning en minder reistijd. Appartementseigenaren kunnen makkelijker deelnemen, bijvoorbeeld vanuit huis, vanaf hun werk of als zij niet in het gebouw wonen.
Digitaal vergaderen is geen verplichting
Belangrijk om te benadrukken: digitaal vergaderen wordt geen verplichting. Fysieke vergaderingen blijven gewoon mogelijk. De nieuwe wet geeft VvE’s vooral meer keuzevrijheid.
De wet maakt digitaal vergaderen mogelijk, maar stelt daar wel voorwaarden aan. Deelnemers moeten kunnen meepraten, stemmen en worden geïdentificeerd. Ook blijft fysieke deelname mogelijk wanneer daar voldoende behoefte aan is.
Uitdagingen in de praktijk
Zoals bij iedere verandering zijn er ook aandachtspunten. Denk bijvoorbeeld aan:
- het kiezen van betrouwbare vergadersoftware;
- het organiseren van digitale stemmingen;
- het registreren van aanwezigen en volmachten;
- het ondersteunen van leden die minder digitaal vaardig zijn;
- het goed vastleggen van besluiten en stemuitslagen.
Juist daarom is goede voorbereiding belangrijk.
Bereid je als VvE-beheerder op tijd voor
Hoewel de regeling op 1 januari 2027 ingaat, is dit een goed moment om samen met de besturen vooruit te kijken. Bespreek bijvoorbeeld:
- welke vergadervorm het beste past bij de VvE;
- welke digitale vergadertools gebruikt kunnen worden;
- hoe digitale stemprocedures worden ingericht;
- hoe leden worden ondersteund bij online deelname;
- hoe aanwezigheid, volmachten en besluitvorming worden vastgelegd.
Conclusie
Digitaal vergaderen is geen doel op zich. De echte winst zit in de extra keuzevrijheid die VvE’s krijgen. Vanaf 1 januari 2027 kunnen VvE’s kiezen voor een vergadervorm die past bij hun leden, hun bestuur en hun manier van samenwerken. Dat maakt deze wetswijziging een logische stap richting toekomstgericht, toegankelijk en flexibel VvE-beheer.
Meer weten?
Wil je meer lezen over de definitieve ingangsdatum en de inhoud van de wettelijke regeling? Lees dan ook het uitgebreide artikel van onze kennispartner NederlandVvE.
Afbeelding: AI-gegenereerde illustratie via Canva