Het verschil tussen beheren en besturen, veel eigenaren weten dit niet.
Wulf van den Eshof, zelf particulier appartementseigenaar en lid van diverse besturen legt het verschil hieronder duidelijk uit en geeft advies waarom er voor een gecertificeerde beheerder gekozen moet worden.
________
Het beheren en besturen van een Vereniging van eigenaren (VvE) zijn twee aparte grootheden. Steeds meer is het beheer verworden tot “professionele bedrijfsvoering”. Zowel in financieel als materieel opzicht. Het opstellen van een Meerjaren Onderhoudsplan (MOP) en een Meerjaren Financieel plan (MFP) vereisen professionele bouwtechnische- en financiële kennis en vaardigheden. Dit vraagt inmiddels om professionele ondersteuning en dienstverlening.
De inhuur van een Beheerder is absoluut te adviseren. Het financieel beheer kan in hun handen worden gegeven. Bekende verhalen zoals fraude door VvEbeheerders geven de betrouwbare ondernemers een verkeerde naam, maar dat kan worden ondervangen en beperkt door de juiste maatregelen van de VvE, zoals het scheiden van spaarrekeningen en rekeningencourant, door het verdelen van de machtigingen op die rekeningen. Zij kunnen, naast een MOP en MFP voorzien in het regelen van inzet bij calamiteiten en storingen, maar ook de voorbereiding van grotere bouwkundige projecten, zoals bijv. het renoveren van rookgasafvoerkanalen, vervangen van daken, installatie van zonnepanelen etc. etc.
Wie gaat er nu over “de VvE”? Dat zijn de eigenaren van de appartement en niemand anders. Niet de beheerder en ook niet het bestuur. De beheerder heeft geen belangen in de VvE en kijkt, vanuit zijn neutrale positie, op afstand naar de activiteiten en handelt in opdracht van de VvE. Die aansturing vindt plaats door “het bestuur”.
Het bestuur is niet meer en niet minder “in dienst” van de eigenaren van het gebouw en de appartementen” en zij voeren uit wat in de Algemene Ledenvergadering wordt besloten, op voorstellen van de leden (eigenaren) en voeren de plannen die in het MOP zijn opgesteld uit.
Het bestuur is meestal een gekozen vertegenwoordiging uit de bewoners van het appartementengebouw. Wat je vaak ziet is dat, mede door het ontbreken van (sociale) cohesie, een bestuur wordt samengesteld uit enkele zeer betrokken mede-eigenaren. Op zich prima maar door de ongeïnteresseerdheid van de leden krijgt het bestuur een spelingsruimte die ongewenst kan worden. Kritiekloos kunnen de activiteiten worden uitgevoerd en langzaamaan leidt dat tot een soort “ongecontroleerd zelfbestuur” dat meer een dictatuur dan een vereniging vormt.
Waar kan dat allemaal toe leiden? Enkele voorbeelden om u een beeld te geven en de opgesomde voorbeelden zijn niet limitatief. Waarschijnlijk kan de “geprikkelde” lezer nog veel meer voorbeelden toevoegen.
- Opstellen van een MOP zonder informeel overleg met bewoners (welke behoeften zijn er)
- Aanschaf materialen en middelen zonder communicatie of overleg
- Instellen van cameratoezicht, zonder daartoe randvoorwaarden als “aanmelden bij de Autoriteit Persoonsgegeven” nalaten, geen protocol inzake het uitlezen van beelden en de bewaaktermijn. Wie kijkt uit? En controleren we elkaar daarbij? Dit laatste ter waarborging voor de privacy van de bewoners.
- Beperkende toegangsmaatregelen in rond het gebouw treffen zonder vooroverleg met de leden
- Onrust in de woongemeenschap door haantjes gedrag van bestuursleden.
- Opslag van privacygegeven bewoners, zonder de Algemene Verordening Gegevensverwerking (AVG) in acht te nemen.
Het is de rol van het bestuur om die zaken te ordenen, waarbij het wenselijk is dat zij zich zo min mogelijk met de inhoud bezig houden, maar pas actie ondernemen in de besluitvorming. Een bestuurslid die als enige de camerabeelden van het gebouw uitkijkt is ongewenst. Een penningmeester die als enige de te betalen facturen accordeert en betaalt is evenmin wenselijk.
Voorkomen moet worden dat de bestuursleden worden gezien als “de bazen” van het gebouw. Daar hebben bestuursleden zelf ook een rol in. Maar ook de bewoners moet dat goed tussen de oren hebben en daar naar handelen.
Het is de besturen aan te bevelen vooral heel veel te communiceren over de voortgang van zaken binnen de VvE en te proberen een grote verdeling van taken te realiseren, zoals o.a.:
- Cameratoezicht door andere personen te laten uitvoeren.
- Schouwen van de technische toestand van het gebouw met andere dan alleen beheerder en bestuursleden.
- Laat mede-eigenaren, voorafgaand aan de ALV, meedenken en –praten. Of vraag in ieder geval of daar belangstelling voor is.
Tot slot: een betrouwbare VvE-beheerder vinden is geen sinecure. Mijn advies is om in elk geval een beheerder te zoeken die gecertificeerd is.
Om de professionaliteit van de beheerders te verbeteren zijn er diverse initiatieven ondernomen. Dit met als doel om de kwaliteit van het beheren van een VvE te verbeteren. Een aantal beheerders verenigingen hebben daarvoor een richtlijn of gedragscode ontwikkeld. Toch komen er nog steeds veel signalen dat er iets niet goed gaat. Hier omtrent dienen de beheerders verenigingen een actieve rol in te spelen. En hun systeem aan de hand van klachten en opmerkingen regelmatig te evalueren. Ook de klachten van de appartement eigenaren kunnen hierin een belangrijke rol spelen.
Wulf van den Eshof,
Schiedam, augustus 2022
________
De Branchevereniging VvE Beheerders (BVVB) behartigt de belangen van aangesloten VvE beheerders in Nederland. Als BVVB willen wij voor onze VvE beheerders de kwaliteit verhogen, kennisvergroting stimuleren en de branche verder professionaliseren. Door centrale aansturing, een gedragscode, ondersteuning van aangesloten VvE beheerders en een keurmerk wordt dit gerealiseerd.