In de noodwet staat niets beschreven over het verstrekken van een volmacht bij digitaal vergaderen. Het verlenen van een volmacht is vastgelegd in het Burgerlijk Wetboek (artikel 3:60 e.v. BW) en in de noodwet is niet bepaald dat het verstrekken van een volmacht niet is toegestaan bij digitaal vergaderen.
Echter, wel is het zo dat het bestuur van de VVE bepaalt op welke - in de noodwet voorgeschreven - elektronische wijze digitaal wordt vergaderd, waardoor het niet altijd zonder meer mogelijk is om via een 'ouderwets' volmacht formulier gevolmachtigd te worden en dan namens de volmachtgever te stemmen. De volmacht verlening moet dus worden ingepast in de elektronische wijze waarop de stemmen worden uitgebracht.
Wij adviseren u dan ook hierover in gesprek te blijven met de softwareleverancier hoe u e.e.a. goed kunt vast leggen én richting uw VVE’s goed te communiceren hoe het verlenen van een volmacht bij een digitale vergadering mogelijk is en desgewenst kan worden toegepast.
=====================
Op donderdagmiddag 18 februari a.s. organiseerde de branchevereniging BVVB een live Q&A om met de leden in gesprek te gaan over het online vergaderen met besturen en VvE's, software- en stemmogelijkheden en handige tips.
Hieronder een korte samenvatting van de uitgangspunten voor digitaal vergaderen conform de noodwet.
- De noodwet kent geen volmacht, in plaats daarvan moet iedereen in de gelegenheid gesteld worden om vooraf zijn of haar stem kenbaar te maken.
- Leden moeten tijdens de vergadering vragen kunnen stellen, dit kan zowel mondelijk als via een chatfunctie.
- De vergadering is middels een elektronische weg te volgen.
- De vooraf ingebrachte stemmen kunnen gelijkgesteld worden met stemmen die ten tijde van de vergadering worden uitgebracht.
- Zorg ervoor als beheerder dat zowel de stemmen als de aanwezige leden herleidbaar vastgelegd worden.
- Tot 72 uur voorafgaand aan de ALV dient men in de gelegenheid gesteld te worden om schriftelijk of elektronisch vragen te stellen over de onderwerpen die op de agenda staan.
Toevoeging: uit naslag van de wet blijkt dat de vooraf gestelde vragen uiterlijk tijdens de vergadering, al dan niet thematisch, beantwoord worden en deze antwoorden op de website van de vereniging geplaatst of via een elektronisch communicatiemiddel toegankelijk gemaakt worden.
Het bestuur spant zich ervoor in dat tijdens de vergadering langs elektronische weg of anderszins nadere vragen kunnen worden gesteld, tenzij dit in het licht van de omstandigheden van dat moment in redelijkheid niet kan worden gevergd. De voorzitter van de vergadering kan een en ander nader bepalen in het belang van de orde van de vergadering. - De volmacht. Artikel 6 lid 6 van de noodwet schrijft het volgende:
Voor zover de statuten zulks niet bepalen, kan, in aanvulling op artikel 38 lid 8, het bestuur bepalen dat stemmen die voorafgaand aan de algemene vergadering door middel van een elektronisch communicatiemiddel worden uitgebracht gelijk worden gesteld met stemmen die ten tijde van de vergadering worden uitgebracht.
Advies: blijf bij dat wat in de noodwet beschreven staat. Hierin staat niets vermeld over een volmacht. Wij adviseren dan ook de uitgangspunten van de noodwet te hanteren. Bij afwijking van de noodwet adviseren wij u dit vooraf af te stemmen met een advocaat.
Nog geen lid van de branchevereniging? Klik hier voor meer informatie.