Als dè branchevereniging van VvE Beheerders hebben wij meerdere vragen gekregen over het coronavirus en de verplichte Algemene ledenvergadering. Beheerders, en met name beheerders die actief zijn in Brabant, vragen zich af hoe een professioneel beheerder zich op dient te stellen in deze lastige kwestie.
Vrijwel alle VvE’s kennen de verplichting om binnen 5 of 6 maanden na afloop van het boekjaar een ledenvergadering te houden. In deze vergadering legt het bestuur onder meer de jaarrekening ter vaststelling voor aan de vergadering.
Maar wat nu wanneer in een VvE veel ouderen wonen die zich onprettig voelen bij het idee dat je met velen in een zaal bijeen bent. Valt dit onder het advies van het RIVM om bijeenkomsten met 'grote menigten' uit te stellen wanneer dat mogelijk is? Het RIVM schrijft het volgende:
Ik wil een evenement bezoeken/organiseren. Moet ik voorzorgsmaatregelen nemen?
De belangrijkste maatregelen die je kan nemen om verspreiding van het coronavirus te voorkomen:
·Hoest en nies in de binnenkant van je elleboog
·Gebruik papieren zakdoekjes
·Geen handen schudden
Deze maatregelen gelden voor alle virussen die griep en verkoudheid kunnen veroorzaken. Het is dus altijd belangrijk om deze op te volgen.
Er is op dit moment geen reden om evenementen te vermijden of af te gelasten. Voor specifiek advies op lokaal niveau wordt geadviseerd contact op te nemen met de GGD en gemeente. Als een bezoeker van het evenement in de eerste twee weken na terugkeer uit een risicogebied echter gezondheidsklachten krijgt (koorts in combinatie met luchtwegklachten zoals hoesten), moet hij/zij thuisblijven en telefonisch contact opnemen met de huisarts. Bron: RIVM
Gevolgen voor uw Algemene ledenvergadering?
Nu bestaat de kans dat mensen thuisblijven wanneer de ALV wel in het voorjaar wordt gehouden, en daarmee wordt de kans dat het quorum niet wordt behaald groter. Met name in groepen waar veel ouderen of chronisch zieken in een gemeenschap wonen kan dit een reëel probleem zijn.
Wanneer het bestuur van een VvE vraagt om de vergadering uit te stellen tot in het najaar dan kan men daar als volgt mee om gaan:
·Stuur alle eigenaren een brief waarin staat dat het bestuur de verplichte ledenvergadering uit wil stellen tot het najaar, dit op basis van overmacht, zorgplicht met betrekking tot de gezondheid van de leden en adviezen van het RIVM.
·Zend de opgestelde jaarrekening mee zodat eigenaren tijdig worden geïnformeerd over de financiële situatie.
·Vraag de leden om zich te melden wanneer zij een vraagstuk willen voorleggen dat niet tot het najaar kan wachten.
Wanneer een lid bezwaar uit tegen deze handelwijze dan kan het bestuur in overleg treden met dit lid om te zoeken naar een alternatieve oplossing. Indien een vergadering toch noodzakelijk is dan kan het bestuur overwegen om een meer uitgebreide volmacht te gebruiken waarin per onderdeel staat vermeld hoe de stem moet worden uitgebracht.