Veelgestelde vragen

Zijn mondelinge afspraken met klanten net zo bindend als schriftelijke?
In beginsel zijn mondelinge afspraken net zo bindend als overeenkomsten die op schrift zijn gesteld. Wel zijn mondelinge afspraken moeilijk hard te maken en is de kans op misverstanden groter. Het verdient dan ook aanbeveling om afspraken altijd schriftelijk vast te leggen. Dat hoeft niet altijd met een contract ook een e-mail met een samenvatting van wat is afgesproken kan voldoende zijn. Hoe groter het belang, des te belangrijker is de schriftelijke vastlegging. De BVVB heeft voor haar leden een voorbeeld beheerovereenkomst opgesteld. 

Ben ik verplicht om gebruik te maken van algemene voorwaarden?
Het is niet verplicht maar wel verstandig gebruik te maken van algemene voorwaarden. In de algemene voorwaarden regel je alle zaken die je niet expliciet in de offerte hebt opgenomen. Daarbij kun je denken aan betalingsregelingen, aansprakelijkheid en andere afspraken.
Algemene voorwaarden gelden alleen wanneer ze worden meegestuurd met de beheerovereenkomst. Ernaar verwijzen in de beheerovereenkomst of op het briefpapier of naar een link op de website is in principe onvoldoende.
De BVVB heeft voor haar leden algemene voorwaarden samengesteld. Deze zijn gratis te gebruiken. 

Hoe bepaal ik de hoogte van mijn honorarium?
Beginnende zelfstandig VvE Beheerders vinden het meestal lastig om de hoogte van hun honorarium te bepalen. Je wilt niet te veel vragen en ook niet te weinig. Over je honorarium krijg je bijna altijd vragen; wees dus voorbereid. De meest gebruikte manier is een bedrag per appartement per jaar. Hoe groter de VvE, hoe lager het bedrag per appartement. Voor de begeleiding van groot onderhoud wordt vaak een percentage van de aanneemsom berekend. Hou er rekening mee dat je hiervoor wel een technische opleiding nodig hebt.

Moet ik als zelfstandig VvE Beheerder een VAR aanvragen?
Dat ben je niet verplicht, maar het is wel aan te raden. Zeker wanneer je als ZZP-er af en toe bijspringt bij VvE Beheerders bij pieken in het werk of om een afwezige VvE beheerder te vervangen en je dus tijdelijk deel uitmaakt van een team, kan jouw zelfstandigheid door de belastingdienst ter discussie worden gesteld. Als de belastingdienst de relatie achteraf beoordeelt als een verkapt dienstverband, kan de opdrachtgever naderhand worden aangeslagen voor afdracht loonbelasting en premies en soms zelfs voor een boete. 

Moet ik betalen voor het draaien van muziek op de werkplek?
De stichting SENA (Stichting ter Exploitatie van Naburige Rechten) incasseert vergoedingen voor de uitvoerende artiesten en producenten. Deze vergoeding is wettelijk verschuldigd zodra muziek in het openbaar ten gehore wordt gebracht. Het maakt daarbij niet uit of het gaat om muziek via de radio, computer of van (zelf aangeschafte) CD's. 
Navraag bij SENA leert dat als vuistregel voor 'in het openbaar ten gehore brengen' geldt dat er drie of meer personen naar de muziek kunnen luisteren. Werk je dus met minder dan drie personen, of werk je met een koptelefoon op, dan kun je aangeven dat er binnen je bedrijf geen muziek ten gehore wordt gebracht. Online kun je de hoogte van de vergoeding berekenen en direct de licentie regelen.

Moet ik betalen voor het maken van kopieën op de werkplek?
Ondernemingen zijn verplicht een vergoeding te betalen voor het kopiëren van auteursrechtelijk beschermd materiaal. De Stichting Reprorecht is de instantie die de vergoedingen incasseert. Daarbij gelden vaste vergoedingen op basis van de omvang van de onderneming en indeling in een bepaalde branche. Indien een onderneming aannemelijk maakt dat het aantal kopieën niet in verhouding staat tot de categorie waarin een onderneming is ingedeeld, of dat er geen auteursrechtelijk beschermd materiaal van derden wordt gekopieerd, kan een individuele regeling getroffen worden. Zie voor informatie www.reprorecht.nl.

Is er een CAO voor VvE Beheerders of zijn er andere afspraken gemaakt?
De branche van VvE Beheerders is niet aan een CAO gebonden. Elk bedrijf is dus vrij om zijn eigen arbeidsvoorwaarden op te stellen.

Moet ik me als zelfstandige inschrijven bij de Kamer van Koophandel?
Met ingang van 2008 is iedereen die deelneemt aan het economisch verkeer verplicht zich in het handelsregister van de Kamer van Koophandel (KvK) te laten inschrijven. Met de inschrijving bij de KvK meld je je automatisch aan voor een BTW-nummer.

Moet ik als beginnende VvE Beheerder een BTW-nummer aanvragen?
Als je full time of part time als zelfstandig VvE Beheerder wilt gaan werken ben je verplicht meteen een BTW-nummer aan te vragen. De aanmelding bij de belastingdienst voor een BTW nummer gaat automatisch met de aanmelding bij de Kamer van Koophandel.

Wie betaalt een training en/of opeiding tijdens het dienstverband?
Wettelijk is hierover niets geregeld, dus moet in overleg tussen werknemer en werkgever iets worden afgesproken. Als de studie in het belang van het werk is, zal de werkgever over het algemeen bereid zijn de kosten te dragen. Wel zal hij in een opleidingsovereenkomst vastleggen dat de kosten bij voortijdig vertrek (gedeeltelijk) door de werknemer moeten worden terugbetaald. 

Realisatie: verenigingenweb